Компания ООО «Бонус Эдвайзер» - эксклюзивный оператор Программы Лояльности «Аэрофлот Бонус». В обязанности этой организации входит полный цикл задач, связанных с подключением новых партнеров, начислением и списанием бонусных миль, а также проведение множества маркетинговых и рекламных акций.

«Боли» компании

Ввиду большого потока документов, заявок и наличия сложных процедур согласования, в ООО «Бонус Эдвайзер» необходимо было:

• автоматизировать в системе бизнес-процессы, предполагающие согласование действий внутри компании с участием сотрудников разных отделов.

• настроить деятельность колл-центра таким образом, чтобы заявки и работа по ним была привязана к определенным бизнес-процессам

• автоматизировать деятельность, связанную с маркетинговыми акциями

Что было сделано?

Для реализации этих задач был внедрен 1С:Документооборот Корп, в котором мы произведели следующие доработки:

• Настроили справочник «Контрагенты», в котором были созданы специальные свойства/поля, для менеджеров Бонус-Эдвайзер.
• Разработали виды и шаблоны специальных документов (Соглашение о конфиденциальности (NDA), Заявка на выпуск сертификатов, Заявка о согласовании акции, Протоколы подключения и другие), которые заполняются автоматически, используя нужные значения из базы данных.
• Для некоторых видов документов настроили взаимосвязи (например, договора и дополнительные соглашения, что позволяет видеть, к какому договору относится доп соглашение, а также доп информация в виде прикрепленных файлов), благодаря чему взаимодействие между исполнителями и клиентами стало более эффективным.
• Также произведели настройку шаблонов бизнес-процессов, отражающих стадии согласования документов внутри компании. При этом, система автоматически создает задачи в базе данных, отправляет уведомления на почту исполнителям и распределяет роли между исполнителями. Теперь все участники согласования документа непосредственно в программе могут наблюдать, какую задачу требуется выполнить и на какой стадии находится тот или иной документ, не тратя время дополнительные звонки и уточнения.
• Оформили орструктуру предприятия, что позволило руководителям подразделений видеть список задач своих подчиненных и принимать управленческие решения. Это особенно удобно в случае необходимости оперативно заменить сотрудника, ушедшего в отпуск. Для такой процедуры были специально разработаны правила эскалации, четко определяющие роли и принадлежности сотрудников к тем или иным бизнес-процессам
• Также, настроили версионирование объектов для контрагентов и внутренних документов, чтобы можно было вернуть к прежней версии некорректно обработанный документ.

Рабочее место сотрудника колл-центра

Для автоматизации управления заявками от Партнеров было с «нуля» создано «Рабочее место сотрудника колл-центра», благодаря чему процедура приема и обработки заявок значительно ускорилась и упростилась.

За основу взята подсистема «Обращение граждан». Для внешних документов был настроен тип «Обращение в колл-центр», для которого была создана новая форма и расширен реквизитный состав. Также в форму был добавлен чат с сотрудниками для оперативности принятия решений. Теперь отработка обращений в связи с инцидентами по некорректно списанным или начисленным «милям» Аэрофлота значительно ускорилась.

Маркетинговый календарь

Также специально для Бонус-Эдвайзер был разработан модуль «Маркетинговый календарь», в котором удобно организовывать и отслеживать проведение различных маркетинговых активностей, которые Бонус-Эдвайзер проводит совместно со своими Партнерами.

Модуль структурирует маркетинговую деятельность, выделяя 2 сущности: Акции и Каналы коммуникации: Рассылки, Баннеры, Бортовые журналы и прочее. Акции и Каналы коммуникации имеют возможность настройки взаимосвязей друг с другом. Также Акции и Каналы описываются списком Партнеров, которые принимают участие в них.

Поскольку для проведения Акций требуется оформление целого ряда документов, которые оформляются и согласовываются в системе (Заявка на проведение, Протокол и прочее ), то подготовленные для Акции документы могут быть сохранены в ней для быстрого доступа к ним и контроля за их оформлением.

По Акциям и Каналам фиксируются истории изменения их статусов и периодов проведения, есть также фиксация факта согласования и даты согласования.

Все маркетинговые активности (события) удобно отображаются в календаре, подсвечиваясь определенным цветом в зависимости от статуса (запланированная, действующая, завершенная, отклоненная).

В календаре реализованы различные фильтры для отбора, гибко настраиваются шкалы времени. Для анализа структуры Акций и Каналов предусмотрена подробная расшифровка по всем активностям, отраженным в календаре и отдельно по выделенному событию.

Функционал модуля «Маркетинговый календарь» существенно экономит время отдела Маркетинга на подготовку, обработку, проведение и последующий анализ маркетинговых активностей Компании Бонус-Эдвайзер

Что в итоге?

По итогам внедрения удалось добиться значительной оптимизации деятельности компании, а именно:

• четко прописаны стадии согласования документов, из-за чего ошибки в последовательности действий между исполнителями исключены. При этом система сама напоминает исполнителям об задачах по оформлению и согласованию документов

• значительно сократилось время на согласование и обработку документов

• упростилась и ускорилась процедура приема и обработки заявок, поступающих из колл-центра

• повысилась скорость принятия управленческих решений

• автоматизированна и упрощена работа по организации и проведению маркетинговых акций

• организован электронный документооборот, позволяющий подписывать документы удаленно электронно-цифровой подписью

Отзыв о нашей работе с компанией Бонус-Эдвайзер читайте тут

 

Другие интересные материалы:

Внедрение 1С:ERP для в крупной торговой и перерабатывающей компании: как мы создали в «ТК Виктория» единую систему управленческого и регламентированного учета

Внедрение 1С:УНФ в «Объединенной текстильной компании»: производство, торговля и маркировка в единой системе

Внедрение 1С от «Кволитек»: Вы гарантировано либо сэкономите, либо заработаете больше