Когда автоматизация не нужна

23 / 05 / 2024 # автоматизация

Недавно директор нашей семейной школы попросила меня помочь наладить учет денег и понять школьный бюджет. Вроде математик, но в финансах не сильна. С компьютером тоже не особо дружит.

Я сразу начал думать, как выстроить бухучет в школе, в том числе взаиморасчеты, учет по статьям движения денежных средств и статьям расходов. И уже собрался подобрать подходящий софт, параллельно прикидывая, что нужно будет развернуть эту задачу в облаке, как меня осенило.

Что я делаю!? Даже если я разверну подходящее решение, и объясню, как им пользоваться, чуда не случится. Бардак с листочков и записочек на полях переползет в программу и просто убьет ее.

В итоге решил не усложнять людям жизнь и сделал гугл-таблицу с простыми плоскими таблицами по приходам и расходам и отдельной закладкой со сводными отчетами. На это ушло 2,5 часа, плюс еще немного времени на интенсив для директора.

Конечно, это решение на коленке, и гениальным его не назовешь. Но в моменте оно оказалось идеальным, чтобы упорядочить хаос в системе учета и управления. К тому же таблица сработала, как триггер: заставила директора подумать, что еще нужно учитывать в школе.

Уверен, через несколько месяцев табличка вырастет. Устаканится список статей, справочник учеников, состав счетов и касс, формы отчетов, а главное — появится культура учета. Тогда уже можно будет подумать, как сделать полноценную автоматизацию с заделом на будущее.

К чему это я: лучше не начинайте глобально автоматизацию, пока не выстроите процессы и не формализуете учет. А до этого момента — Эксель вам в помощь.

Больше интересного в телеграм-канале https://t.me/+quZNQ_JE4Dk3OTcy